ניקיון משרדים הוא פרמטר חשוב בכל הנוגע לקבלת קהל ונראות החברה.
משרד לא מסודר עלול לשדר ללקוחות חוסר מקצועיות, ולפגוע במוניטין החברה.
כיום, משרדים רבים נעזרת בחברות ניקיון חיצוניות על מנת לבסס רמה מכובדת של היגיינה וייצוגיות.
עם זאת, לפני שניגשים לטיפול בנושא, חשוב לדעת מה הצעדים שיש לנקוט כדי להבטיח מקסימום הצלחה בשמירה על ניקיון.
משרדים רבים שבים לשגרה בימים אלו לאור השינויים בהנחיות הקורונה, והחזרה למשרדים מעלה איתה שאלות רבות בכל הנוגע לאופן בו יחלו לפעול אותן חברות. עם זאת, דבר אחד ברור – והוא שהתקופה האחרונה לימדה אותנו שהניקיון הוא ערך עליון בשגרת החיים שלנו. חברות רבות במרכז הארץ (לחברת ניקיון משרדים בראשון לציון לחצו כאן) בוחרות לשכור חברות ניקיון, על מנת שיעזרו להם בשמירה על נראות המשרד. אך לפני כן, חשוב לסקור מספר נקודות הרלוונטיות לנו לחזרה לשגרה.
קצר וברור – הנה מספר כללי 'עשה ואל תעשה' בכל הנוגע לניקיון המשרד שלכם:
עשה: החלט באיזו דרך תשמור על הניקיון במשרד
בעוד אנו מסכימים כי כל משרד זקוק לדרך קבועה על פיה ישמור על הניקיון, חשוב להחליט באיזו דרך תקבלו את העזרה הדרושה לכם. שלוש הדרכים העיקריות לתיאום ניקיון במשרד הן בעזרת חברת ניקיון, מנקים חיצוניים יחידניים, או בעזרת עובדי החברה עצמה.
שימוש בעובדי החברה הוא נמוך ואופייני למשרדים קטנים ללא עומס גבוה, המאפשר לעובדים לשמור על מרחב נקי לאורך היום, ולהתפנות לניקיון רק בסוף המשמרת. עם זאת, נציין כי שיטה זו עלולה להכביד על עובדים במקרים בהם יש צורך באותו הרגע בניקיון, והעובד אינו יכול להתפנות לטפל בבעיה.
ניקיון בעזרת מנקים חיצונים אופייני למשרדים קטנים עד בינוניים, בהם יש צורך בעזרה לפרקים בשמירה על נראות המקום. לעיתים משרדים מזמינים עובדי ניקיון מסוג זה לפי חומרת המצב, ובאופן שאינו מוסדר. שיטה זו אמנם נוחה וחסכונית לבעלי המשרדים אך אינה אפקטיבית לאורך זמן, ודורשת גמישות גדולה משני צידי העסקה.
ניקיון בעזרת חברות ניקיון זו הדרך המקובלת כיום לשמירה על נראות המשרד. חברות ניקיון מתאימות למשרדים בשלל גדלים שכן מדובר בארגון בעל כמות גדולה של עובדים מקצועיים, אשר אותם ניתן להביא למקום בתיאום מראש ובאופן קבוע. חברות ניקיון מספקות שלל סוגים של שירותים, ובהינתן מצב בו החברה המעסיקה אינה מרוצה מהתוצאות, יש מוקד אליו ניתן לפנות.
עשה: בדיקת תקן איכות
בהזמינכם חברת ניקיון/עובדי ניקיון פרטיים למשרדכם, חשוב לוודא כי הנ"ל מקצועיים ומשתמשים בחומרים העומדים בתקן איכות. ניקוי של משטחים מגוונים דורש תשומת לב רבה, וידע נרחב בכל הנוגע לחומרים איתם המנקים בוחרים לעבוד. חומרים לא טובים או שימוש לא נכון בהם עלול לפגוע בציוד המשרד, ואף לסכן את הסובבים אותנו.
עשה: קבע שעות מראש
אחרי שהחלטתם על הדרך בה תנהלו את הניקיון במשרדכם, חשוב להחליט על לוח זמנים נוח אשר תוכלו לעבוד על פיו. במשרדים בהם קיימת קבלת קהל נרחבת, ומרבית הזמן החלל מלא, נעדיף שעובדי הניקיון שלנו ידאגו למקום בהפסקות ולאחר שעות העבודה. התנהלות זו תמנע מאיתנו חוסר נעימות מול האנשים הבאים לבקר את המשרד. בנוסף, חשוב להכיר בעובדה כי ניהול לוח זמנים כראוי משפיע רבות על עובדי החברה עצמם. הפרודוקטיביות של העובדים תושפע רבות אם באזור עבודתם יסתובבו מנקים, יפריעו ויזיזו להם ציוד בהם הם משתמשים תוך כדי מהלך העבודה. לכן, על מנת למנוע אי נעימויות אלו, חשוב להסדיר לוח זמנים מראש, ממנו תקפידו לא לחרוג.
אל תעשה: אל תדחו לרגע האחרון
טיפול בנושא ניקיון המשרד הוא קריטי לחברה בה אתם עובדים, משום שנראות המשרד היא מרכיב חשוב הן בחוויית הלקוח והן מבחינת העובדים. משרד נקי משדר מקצועיות ומעלה פרודוקטיביות, לכן אם טרם חזרתם לעבוד מהמשרדים, דאגו לסגור חברת ניקיון מראש לפני החזרה לשגרה.
אל תעשה: שימוש בעובדים לניקיון על חשבון זמן פנוי/עבודה
אמנם זוהי אכן אחת הדרכים לשמירה על ניקיון המשרד, אך בכל זאת נמליץ להימנע ככל הניתן מיצירת נטל מיותר על עובדי החברה. שיקולים כלכליים ברורים עלולים להסיח את דעת מנהל החברה, אך במבט כוללני ניתן לראות כי בטווח הארוך, שימוש בעובדי החברה לטעמי ניקיון במהלך שעות היום עלול להוביל להפסדים רווחיים. ההפסדים יכולים לנבוע מחוסר פרודוקטיביות של העובד, מתחלופה גבוהה של עובדים לאור ההתנהלות, תאונות ופגיעה בציוד בעקבות שימוש לקוי בחומרי ניקיון, ומתוך איבוד לקוחות על רקע רושם ראשוני. לאור כך, בהינתן ויש לחברה את היכולת להעסיק עובדים מקצועיים חיצוניים לטובת שירותי ניקיון, נמליץ לעשות כן.
עולם העסקים הוא רחב ותחרותי ביותר, וכל שינוי קטן המשפר את פני המשרד יכול להפוך אותו ממשרד אנונימי להצלחה בתחומו. בשנה זו למדנו רבות על חשיבות היגיינה וסטריליות, וחשוב שנזכור לאמץ את הלקחים שהפקנו הלאה, ונחיל אותם על ההתנהלות שלנו בחיי היומיום. מתוך כך, אנו מקווים שנקודות אלו יעזרו לכם בבחירת הדרך בה תיעזרו לשמירה על ניקיון בחברה שלכם ובמשרדיכם.
